Электронное актирование — это формирование и обмен закрывающими документами через ЕИС при исполнении контракта по поставке товаров, работ или услуг (ТРУ). Или проще — электронная приемка для контрактов по 44-ФЗ.

Что важно знать

• С 2022 года электронное актирование в рамках ЕИС стало обязательным для всех участников по 44-ФЗ. Исключение — закрытые закупки силовых ведомств и закупки малого объема.
• Требования к проведению актирования изложены в ч. 13 статьи 94 44-ФЗ.
• Сроки электронной приемки заказчик прописывает в контракте.
• Чтобы создать документ о приемке, контракт должен быть в стадии исполнения, и у ответственного пользователя должны быть права на работу с закрывающими документами.
  Смотрите наш гайд, как добавить сотрудника в ЕИС и выдать ему права.

Этапы электронного актирования

1. Заказчик начинает процедуру электронной приемки: открывает доступ к электронному актированию в ЕИС.
2. Поставщик формирует приемочный документ, подписывает его электронной подписью и отправляет заказчику.
3. Заказчик может принять ТРУ полностью, частично или отказаться от приемки.
   При полном или частичном принятии он подписывает документ приемки и размещает его.
   При отказе от ТРУ он отправляет поставщику мотивированный отказ от подписания документа о приемке, обязательно указывая причины данного решения.
4. Если заказчик частично принял ТРУ, поставщику требуется сформировать корректировочный документ приемки.
   Если заказчик отказал в приемке, поставщик может устранить причины и снова отправить исправленный документ о приемке или обжаловать действия заказчика.

Пошаговая инструкция по актированию в ЕИС для поставщика

Этап 1. Выбор контракта

1. Войдите в личный кабинет ЕИС и перейдите в раздел «Исполнение контрактов — Контракты».
2. В списке левого меню выберите нужный контракт в статусе «Исполнение».
3. У контракта (или его отдельного этапа) в контекстном меню выберите пункт «Создать документ о приемке».
   

Если вы плательщик НДС, тогда дополнительно нужно сформировать счет-фактуру. Эта опция доступна как отдельно, так и при создании универсального документа о приемке.

Есть возможность загрузить акт приемки в формате XML, созданный в вашей программе бухгалтерского учета.

Этап 2. Заполнение документа о приемке

Большую часть данных для электронного актирования ЕИС загрузит самостоятельно, например, информацию о контрагентах. Их нужно лишь проверить и внести исправления, если есть неточности.

Далее остановимся только на моментах, обычно требующих участия поставщика.

Шаг 1. Общая информация

1. Если вы ИП или компания на УСН, отключите тумблер формирования счет-фактуры.
2. Можно изменить порядковый номер документа о приемке и дату его составления.
   Обычно в качестве порядкового номера используется внутренний номер акта вашей бухгалтерии либо этап контракта.
   Дату можно указать только текущую и будущую, здесь лучше свериться с условиями, прописанными заказчиком в контракте.

Больше на этой вкладке, как правило, ничего менять не требуется. Если прикрепить документы на этом шаге, заказчик должен будет подписать их — не все на это готовы при электронном актировании в ЕИС.

Шаг 2. Контрагенты

1. На вкладке «Заказчик» в самом конце может потребоваться добавить адрес места поставки ТРУ. Адрес поставки заказчик прописывает в контракте.
   
   
2. На вкладке «Поставщик» обычно нужно лишь проверить данные и дополнить, если какой-либо информации недостает.
3. Вкладку «Перевозчик» необходимо заполнять, если для поставки товара, используете стороннюю транспортную компанию.

Шаг 3. Товары, работы, услуги

На этом шаге необходимо добавить ТРУ, поставка которых осуществляется в рамках контракта. Для этого нажмите кнопку «Добавить» и внесите нужные позиции.

Часть сведений будет заполнена автоматически, но для некоторых ТРУ надо задать количество, сорт и артикул, данные таможенной декларации.

Свои требования при электронном актировании есть для лекарственных препаратов (указывается срок годности и размер оптовой надбавки) и строительных-монтажных работ (документ дополняется сметой и актом по форме КС-2).

Учитывайте налогообложение вашей организации и поставляемых ТРУ.

Шаг 4. Факт передачи товаров, работ, услуг

Требуется заполнить блок с информацией о передаче ТРУ: дату передачи, дату начала и дату окончания периода поставки. Эти даты должны соответствовать условиям контракта.

Опционально можно указать сотрудника, который осуществляет передачу товара, и данные транспортных документов.

Шаг 5. Подписанты

По кнопке «Добавить» укажите сотрудника, который будет подписывать итоговый документ о приемке. Можно выбрать как одного, так и нескольких работников.

Если нужного человека нет в списке, смотрите нашу инструкцию по добавлению сотрудника в ЕИС.

Шаг 6. Дополнительные документы в электронном актировании

Поставщику для электронного актирования в ЕИС необходимо добавить:

• счет на оплату,
• декларации и другие отраслевые документы о стране происхождения товара,
• все прочие документы, предусмотренные контрактом.

Все документы, прикрепленные на этом шаге, заказчик не подписывает. Также при противоречии информации, в прикрепленных здесь документах, и данных, указанных на предыдущих шагах, приоритет будет у последних.

Прикрепленные документы будут доступны в публичном доступе. Учитывайте это и не публикуйте конфиденциальную информацию.

Шаг 7. Подписание

Последний шаг перед отправкой, когда можно проверить указанные данные и внести исправления, если есть ошибки. После отправки документа заказчику отредактировать его будет нельзя, кроме случая с ошибкой доставки.

Чтобы отправить документ, спуститесь вниз страницы, поставьте галочку согласия и нажмите кнопку «Подписать и направить заказчику». Далее во всплывающем окне еще раз нажмите «Подписать», после чего получите сообщение об успешной отправке.

Этап 3. Проверка и подписание документа заказчиком

Согласно п. 3 ч. 13 ст. 94 44‑ФЗ документ о приемке в течение часа после отправки будет размещен в системе. Дата поступления документа заказчику — это дата размещения в ЕИС по его часовой зоне.

Срок, в который заказчик должен подписать документ со своей стороны, обычно указывается в контракте. При этом по 44-ФЗ он не может превышать 20 дней с даты поступления.

За это время заказчик должен выполнить одно из действий:

• проверить, скорректировать при необходимости и подписать передаточный документ при полном или частичном принятии ТРУ;
• отклонить документ при отказе от приемки ТРУ и отправить поставщику мотивированный отказ от подписания.

Если заказчик принял ТРУ полностью, поставщику по электронному актированию в ЕИС делать больше ничего не требуется. С даты приемки стартует отсчет срока оплаты по контракту.

Если заказчик принял ТРУ частично (и если такую приемку предусматривает контракт), тогда поставщику требуется создать корректировочный документ на принятые позиции и снова отправить его заказчику.

Если заказчик отказался от приемки ТРУ, поставщик имеет право устранить недочеты и направить новый документ о приемке. Если же отказ заказчика необоснован, поставщик может подать жалобу в ФАС.

Исправление документа о приемке при электронном актировании

Согласно письму Федерального казначейства от 08.02.2022 № 14‑00‑05/2543 скорректировать приемочный документ в ходе электронного актирования в ЕИС можно двумя способами:

1. Создать документ-исправление.
   Используется в случае отказа от приемки или для исправления несущественных изменений (адрес, реквизиты).
2. Создать корректировочный документ.
   Используется при частичной приемке ТРУ или когда в документ требуется внести существенные изменения (количество товара, стоимость и т. п.)

Как создать документ-исправление

1. Сначала посмотрите причину отказа в рассмотрении первичного документа о приемке в ЕИС.
   
   
   
   Пример изменений, которые просит внести заказчик.

2. Вернитесь обратно и выберите в контекстном меню пункт «Создать исправление» → «Исправление ошибочных сведений».
   

3. Система создаст полную копию первичного документа, в котором необходимо исправить указанные заказчиком недочеты. После внесения корректировок подпишите документ и отправьте заказчику.
   

Порядковый номер и дата исправления будут заполнены автоматически при подписании документа.

Как создать корректировочный документ

Данный документ нужен для исправления существенных условий при электронном актировании в ЕИС. Создание корректировочного документа доступно для документов в статусе «Подписано» или «Подписано с частичной приемкой».

Чтобы сформировать корректировочный документ, в контекстном меню выберите пункт «Создать исправление» и далее «Исправление существенных условий». Внесите корректировки и на шаге «Общая информация» добавьте отсканированный документ, являющийся основанием для внесения изменений.

Если заказчик просит устранить и существенные, и несущественные условия, тогда поставщику первым нужно сформировать документ-исправление и отправить его на подписание. Когда заказчик подпишет исправление, необходимо создать корректировочный документ.

При исправлении документа о приемке учитывайте сроки, отведенные на это условиями контракта.

Редактирование и удаление документа о приемке

Редактировать документ можно на стадии «Проект», «На подписании», «Ошибка отправки». Исправить или отменить уже отправленный документ о приемке нельзя.

Удалить документ о приемке, в том числе корректировочный, можно, если он еще не размещался в ЕИС. Для этого в контекстном меню нужного документа выберите пункт «Удалить».

Штрафы по электронной приемке

Нарушения, связанные с электронным актированием в ЕИС и влекущие наложение штрафа, в основном касаются только заказчиков. Вот некоторые из них:

• нарушение срока оплаты после приемки более чем на 7 дней — штраф в размере 30–50 тыс. рублей (ч. 1 ст. 7.32.5 КоАП РФ),
• несоставление документов о приемке по исполненному контракту — штраф в размере 20 тыс. рублей (ч. 9 ст. 7.32 КоАП РФ),
• ненаправление мотивированного отказа от подписания документа о приемке — штраф в размере 20 тыс. рублей (ч. 9 ст. 7.32 КоАП РФ).

Поставщику, если он вдруг откажется проходить электронное актирование, грозит одностороннее расторжение контракта и предписание о выплате неустойки.

Другие инструкции:

• Как выгрузить ключ ЭЦП
• Как скопировать КЭП на флешку
• Как зарегистрировать сотрудника на Госуслугах
• Как зарегистрироваться на Госзакупках (ЕИС)
• Как в ЕИС добавить сотрудника организации
• Как сделать МЧД на сотрудника в ЕИС
• Как подать жалобу на Госзакупках по 44-ФЗ
• Как заполнить заявку в структурированном виде
• Поиск закупок по 44-ФЗ и 223-ФЗ